KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
1. Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Türkiye Engelliler Vakfı tarafından işlenmektedir.
Veri sorumlusunun iletişim bilgileri:
Unvan: Türkiye Engelliler Vakfı
Adres: Orhantepe Mahallesi, Bağımsızlık Caddesi, No: 15, Dragos, Kartal/İstanbul
Telefon: +90 216 370 82 81
E-posta: info@turev.org.tr
İnternet sitesi: www.turev.org.tr
Bu aydınlatma metni, Türkiye Engelliler Vakfı Fahri Gönüllü Başvurusu ve Kayıt Sistemi üzerinden kişisel verileri toplanan gönüllü adaylarının bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
2. İşlenen Kişisel Veriler
Fahri gönüllü başvuru formu ve kayıt sistemi kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:
Kimlik bilgileri
- Ad ve soyadı
- Doğum tarihi
- Cinsiyet bilgisi
İletişim ve yerleşim bilgileri
- Cep telefonu numarası
- E-posta adresi
- Yaşanılan şehir ve ilçe
Mesleki ve gönüllülük bilgileri
- Meslek veya uzmanlık alanı
- Gönüllü olarak destek verilebilecek çalışma alanları
- Gönüllülüğün yapılabileceği yöntem veya katılım biçimi
- Başvuru sırasında iletilen açıklama, görüş ve mesajlar
- Gönüllülük faaliyetlerinde kullanılabilecek yetenek, deneyim ve ilgi alanları
Üyelik sistemi ve işlem güvenliği bilgileri
- Kullanıcı adı
- Hesap oluşturma ve kayıt tarihi
- Sisteme giriş ve oturum bilgileri
- IP adresi, cihaz, tarayıcı ve güvenlik kayıtları
- Hesap ve başvuru işlemlerine ilişkin sistem kayıtları
Kullanıcı şifreleri yetkisiz kişiler tarafından görüntülenmek amacıyla kullanılmaz. Sistem güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik yöntemlerle korunur.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Fahri gönüllü başvurularının alınması, kaydedilmesi ve değerlendirilmesi
- Başvuruda bulunan kişinin kimlik ve iletişim bilgilerinin doğrulanması
- Başvuru sahibiyle iletişim kurulması
- Gönüllünün mesleki bilgi, uzmanlık, yetenek ve tercihlerine uygun faaliyetlerin belirlenmesi
- Gönüllülerin Vakfın proje, etkinlik, eğitim, saha çalışması, sosyal yardım ve organizasyon faaliyetlerine yönlendirilmesi
- Gönüllülük faaliyetlerinin planlanması, yürütülmesi ve takip edilmesi
- Gönüllü hesabının oluşturulması ve yönetilmesi
- Kullanıcıların kendi bilgilerini görüntüleyebilmesi ve izin verilen bilgileri güncelleyebilmesi
- Gönüllü başvurularının yetkili Vakıf çalışanları ve yöneticileri tarafından değerlendirilmesi
- Gönüllülere etkinlik, çalışma ve görevlendirmelerle ilgili bilgi verilmesi
- Vakıf faaliyetlerinin güvenli ve düzenli şekilde yürütülmesi
- Yetkisiz erişim, kötüye kullanım ve güvenlik ihlallerinin önlenmesi
- Talep, öneri, şikâyet ve başvuruların cevaplandırılması
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
- Muhtemel hukuki uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması
- Kişisel kimliği belirlemeyecek şekilde istatistiksel çalışma ve faaliyet raporlarının hazırlanması
Fahri gönüllü bilgileri, başvurunun değerlendirilmesi dışında ilgisiz amaçlarla kullanılmaz.
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz;
- Fahri gönüllü başvuru formunun doldurulması,
- İnternet sitesi ve üyelik sistemi,
- E-posta, telefon veya yüz yüze iletişim,
- Gönüllülük faaliyetleri sırasında doldurulan belge ve formlar,
- Sistem tarafından otomatik oluşturulan giriş, işlem ve güvenlik kayıtları
aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilmektedir.
5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, gerçekleştirilen işlemin niteliğine göre 6698 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde düzenlenen;
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Vakfın meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.
Bu hukuki sebeplerden herhangi birinin bulunmadığı ve açık rızanın gerekli olduğu işlemler için ayrıca açık rızanız alınır. Aydınlatma metninin okunması ve “bilgilendirildim” kutusunun işaretlenmesi, tek başına açık rıza anlamına gelmez. KVKK’ya göre açık rıza dışındaki bir işleme şartı mevcutsa işlemin ayrıca açık rızaya dayandırılması gerekli değildir.
6. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği ölçüde ve gerekli güvenlik tedbirleri alınarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Türkiye Engelliler Vakfı yönetimi, yetkili çalışanları ve görevlileri
- Vakfın gönüllülük, proje ve etkinlik süreçlerinde görev alan yetkili birimleri
- İnternet sitesi, yazılım, barındırma, e-posta, teknik destek, güvenlik ve yedekleme hizmeti sağlayan tedarikçiler
- Ortak proje veya etkinlik yürütülen kamu kurumları, belediyeler, üniversiteler, sivil toplum kuruluşları ve diğer iş birliği yapılan kuruluşlar
- Mali müşavir, avukat ve hukuki danışmanlar
- Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları
- Adli ve idari makamlar
Ortak proje veya etkinliklerde aktarım yapılması hâlinde yalnızca görevlendirmenin yürütülmesi için gerekli bilgiler paylaşılır.
Vakıf tarafından kullanılan e-posta, barındırma, yazılım, güvenlik veya yedekleme hizmetlerinin yurt dışında sunulması durumunda kişisel veriler, KVKK’nın yurt dışı veri aktarımına ilişkin hükümleri ve gerekli güvenceler doğrultusunda aktarılabilir.
7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Kişisel verileriniz;
- Fahri gönüllü başvurusunun değerlendirilmesi süresince,
- Başvurunun kabul edilmesi hâlinde gönüllülük ilişkisinin devam ettiği süre boyunca,
- Gönüllülük ilişkisinin sona ermesinden sonra ilgili mevzuat, hukuki yükümlülükler ve zamanaşımı sürelerinin gerektirdiği süre boyunca,
- Muhtemel bir uyuşmazlıkta Vakfın veya ilgili kişinin haklarının korunması için gerekli süre boyunca
saklanabilir.
İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve yasal saklama süresinin sona ermesi hâlinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Başvurunun kabul edilmemesi durumunda başvuru bilgileri, başvuru sürecine ilişkin olası taleplerin ve hukuki yükümlülüklerin karşılanması için gerekli süre sonunda imha edilir.
8. Kişisel Verilerin Güvenliği
Türkiye Engelliler Vakfı, kişisel verilerin;
- Hukuka aykırı işlenmesini,
- Yetkisiz kişiler tarafından erişilmesini,
- Kaybolmasını, değiştirilmesini veya açıklanmasını
önlemek amacıyla uygun teknik ve idari güvenlik tedbirlerini almaktadır.
Bu kapsamda erişim yetkilendirmesi, kullanıcı doğrulama, işlem kayıtlarının tutulması, güvenli yedekleme, yazılım güncellemeleri, yetkili personel sınırlandırması ve gerekli diğer güvenlik uygulamaları kullanılabilir.
9. İlgili Kişinin Hakları
6698 sayılı Kanun’un 11’inci maddesi kapsamında Türkiye Engelliler Vakfına başvurarak:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Kişisel verilerinizin aktarıldığı yurt içindeki veya yurt dışındaki üçüncü kişileri öğrenme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerinizin düzeltilmesini isteme,
- Kanunda belirtilen şartların oluşması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kişisel verilerinizin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir durum ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini isteme
haklarına sahipsiniz.
10. Başvuru Yöntemi
KVKK kapsamındaki taleplerinizi aşağıdaki yöntemlerle Türkiye Engelliler Vakfına iletebilirsiniz:
Yazılı başvuru adresi:
Türkiye Engelliler Vakfı
Orhantepe Mahallesi, Bağımsızlık Caddesi, No: 15, Dragos, Kartal/İstanbul
E-posta:
info@turev.org.tr
E-posta yoluyla yapılacak başvurularda, mümkünse Fahri Gönüllü Kayıt Sisteminde daha önce bildirdiğiniz e-posta adresini kullanmanız gerekmektedir.
Başvuruda;
- Ad ve soyadınızın,
- Başvurunun yazılı olması hâlinde imzanızın,
- Kimliğinizi doğrulamaya yardımcı bilgilerin,
- Tebligata veya cevaba esas iletişim bilgilerinin,
- Talep konusunun
açıkça belirtilmesi gerekmektedir.
Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen ücret uygulanabilir.
11. Aydınlatma Metninde Yapılabilecek Değişiklikler
Türkiye Engelliler Vakfı, mevzuat değişiklikleri, kullanılan sistemlerin yenilenmesi veya veri işleme faaliyetlerinin değişmesi hâlinde bu aydınlatma metnini güncelleyebilir.
Güncel metin Fahri Gönüllü Başvuru ve Kayıt Sistemi üzerinden yayımlanır.